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                這是一個關于計算機科學技術導論素材ppt,主要介紹Windows的基本知識和基本操作、文字處理系統Word 2003、電子表格Excel 2003、演示軟件PowerPoint 2003。歡迎點擊下載哦。

                第10章  計算機常用軟件介紹
                10.1  Windows的基本知識和基本操作
                1.Windows中的鼠標操作
                基本操作:
                (1)指向:移動鼠標,使鼠標指針指向某一對象。指向操作往往是將要對某個對象進行鼠標單擊、雙擊或拖動等的先行動作。
                (2)單擊:快速按一下鼠標左鍵并立即釋放。單擊操作一般用于選定對象。
                (3)右擊:將鼠標指針指向某一個對象,然后快速按一下鼠標右鍵,立即會彈出一個操作該對象的快捷菜單。
                (4)雙擊:將鼠標指針指向某一個對象,接著快速地連續按兩次鼠標左鍵并立即釋放。在Windows中,雙擊通常用于打開文件夾或啟動選定的程序。
                (5)三擊:在不移動鼠標的情況下,快速地連續三次按下鼠標按鈕再松開的動作。在Word中,通常通過三擊操作在段落中選定整個段落,或在選定區選定整個文檔。
                (6)拖動:將鼠標指針指向某一個對象,按住鼠標左鍵不放,然后移動鼠標指針到指定位置后再釋放鼠標左鍵。
                中文Windows XP標準的鼠標光標形狀及含義
                2.Windows桌面
                桌面指的是啟動Windows后在屏幕上所看到的整個區域。在Windows桌面上,通常放置的是一些最常用、最基本的程序(工具)、文件和文件夾。這些程序(工具)、文件和文件夾以各種小圖像的形式出現,這樣的小圖像被稱為圖標。用戶可以根據需要和愛好更改桌面的外觀。圖10.2為桌面示意圖。
                3.圖標
                圖標是占用Windows屏幕最多的一種基本成份,是一個帶有文字名稱和圖形的標志。這些圖標分別表示應用程序、文檔、文件夾、快捷方式和設備等對象。我們可以重新排列桌面上的圖標,Windows提供了5種排列方式:按名稱排列、按類型排列、按大小排列、按日期排列、自動排列。
                4.任務欄
                任務欄通常位于Windows桌面的底部。任務欄中包括4部分內容:“開始”按鈕、快速啟動區、活動任務區和系統任務區。其中,右端的系統任務區是“提示器”,顯示目前駐留內存的程序,最初有時間、輸入法和音量的圖標。只要一個窗口被打開,任務欄上就會出現這項任務的“按鈕”。Windows可同時執行多個程序,在任務欄呈現“按下”狀態的是用戶正在操作的程序,“彈起”狀態的任務則在后臺等待指令。用戶可以用鼠標切換程序,協調多個軟件完成一項工作。任務欄示意圖如圖10.3所示。
                5.窗口
                (1)窗口的組成。窗口主要由控制菜單按鈕、標題欄、菜單欄、工具欄、邊框、狀態欄、滾動條以及工作區等部分組成,如圖10.4所示。
                (1)窗口的組成
                ① 標題欄:位于窗口最上面的第一行,用于顯示窗口的名稱,通常是應用程序名或對話框名等。標題欄借助于其顏色變化表明窗口是否處于激活狀態。
                ② 控制菜單圖標:位于標題欄的最左端,即窗口的左上角。當用鼠標單擊控制菜單圖標或用鼠標右鍵單擊標題欄中任何地方即可彈出一個控制菜單,其中包含“恢復”、“移動”、“大小”、“最小化”、“最大化”和“關閉”等命令。當雙擊控制菜單按鈕,或單擊控制菜單中的“關閉”命令時,將關閉該窗口。
                ③ 菜單欄:菜單欄是位于標題欄下面的水平條,其中列出了“文件”、“編輯”、“幫助”等菜單項。只要單擊其中的某個項目,就會打開其相應的下拉菜單。不同應用程序菜單欄的項目多少不同。菜單欄的項目若是灰色則表示當前狀態下不能使用。
                (1)窗口的組成
                ④ 工具欄:工具欄位于菜單欄下面,其中提供了一些常用工具按鈕。工具欄上的按鈕都是菜單欄中一些常用命令的快捷方式,按鈕若是灰色則表示當前狀態下不能使用。
                ⑤ 狀態欄:位于窗口的最下邊,用于顯示一些與窗口中的操作有關的提示信息。
                ⑥ 邊框:包圍窗口周圍的四條邊。用鼠標拖動任意一條邊或角可以調整窗口的大小。
                ⑦ 滾動條:當窗口無法顯示所有的內容時,就會在窗口的右邊或下邊出現垂直或水平滾動條。利用滾動條,可以上下左右滾動顯示窗口中的信息。
                (1)窗口的組成
                另外,在窗口的右上角有3個常用按鈕:
                ① 最小化按鈕 :單擊該按鈕,將窗口縮小成圖標放到任務欄上。
                ② 最大化按鈕 :單擊該按鈕,將窗口放大到它的最大尺寸。
                ③ 還原按鈕 :當窗口最大化后,“最大化”按鈕就變成了“還原”按鈕,“還原”按鈕,將窗口還原成原來的大小。
                ④ 關閉按鈕 :單擊該按鈕,關閉窗口,同時也將該窗口對應的應用程序關閉。
                (2)窗口的基本操作
                窗口的基本操作包括移動窗口、改變窗口的大小、使窗口最小化、使窗口最大化、還原窗口、關閉窗口等。
                ① 移動窗口:將鼠標指針指向標題欄,按住鼠標左鍵不放并移動鼠標,將窗口拖動到新的位置,然后釋放鼠標按鈕。
                ② 改變窗口的大。菏褂檬髽丝梢苑奖愕馗淖兇翱诘拇笮。操作方法是:將鼠標指針指向窗口的邊框或窗口角上,當鼠標指針變成雙箭頭形狀時,按住鼠標左鍵不放并移動鼠標,這時可以看到窗口的邊框隨鼠標的移動而放大或縮小。當窗口改變到所需要的大小時,松手釋放鼠標。
                ③ 窗口最小化:單擊窗口右上角的“最小化按鈕”,窗口就會縮小到任務欄上。
                ④ 窗口最大化:單擊窗口右上角的“最大化按鈕”,窗口就會放大到它的最大尺寸。
                (2)窗口的基本操作
                ⑤ 滾動窗口中的內容:為了上下左右觀察窗口中的內容,可以利用鼠標來滾動窗口。最簡單的操作方法是:如果要上下滾動窗口中的內容,將鼠標指針指向垂直滾動條并按住鼠標左鍵,然后上下移動垂直滾動條;如果要左右滾動窗口中的內容,將鼠標指針指向水平滾動條并按住鼠標左鍵,然后左右移動水平滾動條。
                ⑥ 關閉窗口:單擊窗口右上角的“關閉按鈕”,就會關閉窗口。
                ⑦ 排列窗口:Windows允許同時打開多個窗口,但活動窗口(或稱前臺窗口)只有一個;顒哟翱诘臉祟}欄呈高亮度反顯,其他窗口的標題欄呈淺灰色顯示。如果要使其中某個窗口成為活動窗口,只要用鼠標單擊該窗口的任一部分即可。當同時打開多個窗口時,為了便于觀察和操作,可以對窗口進行重新排列。
                6.對話框
                對話框是Windows為用戶提供信息或要求用戶回答信息而出現的一種窗口,對話框的操作與窗口類似。常見的對話框有提示信息對話框、卡片式對話框等。對話框可以由不同的功能部分和命令按鈕組成。對話框中提供了若干控件,如下拉列表框、單選按鈕、文本框、復選框和命令按鈕等,如圖10.5所示。
                (1)下拉列表框:下拉列表框是一個矩形框,在矩形框的右邊有一個向下的箭頭按鈕。只要用鼠標單擊這個按鈕,就會下拉出一個選擇列表框,然后可以從中選擇一項。當選擇項一次不能全部顯示在列表框中時,系統提供滾動條幫助用戶快速查看。
                (2)單選按鈕:在一組選項中選擇一個,且只能選擇一個。如果選中了某個項目,該項目前面的小圓圈中就會有一個小黑圓點。
                (3)復選框:在若干個項目中,可以選擇其中一項或多項,也可以全選或一個都不選。如果選中了某個項目,該項目前面的小方框中就會有一個“√”符號。單擊一個被選中的復選框意味著關閉該復選框。
                (4)文本框:用來輸入各種文本信息。
                10.1.2  Windows的文件管理
                1.文件和文件夾
                在計算機中,操作的主要對象是文件和文件夾。
                (1)文件。文件是一組相關信息的集合,由文件名標識進行區別。
                存放在磁盤中的每個文件都有一個名字,這就是所謂的文件名。中文Windows XP允許使用長文件名,即文件名或文件夾名最多可使用255個字符;這些字符可以是字母、空格、數字、漢字或一些特定符號;英文字母不區分大小寫;但不能有以下括號中列出的一些符號:”  |    \    <    >    *    /    :    ?
                文件的內容可以是文檔、圖片、聲音、程序等,如圖10.6所示。在Windows XP中所有文件都是由圖標和文件名兩部分組成的,圖標是文件屬性的直觀體現,一般情況下同一種類型的文件具有相同的圖標 (2)文件夾。磁盤是存儲信息的設備,一個磁盤上通常存儲了大量的文件。為了便于管理,將相關文件分類后存放在不同的目錄中。這些目錄在Windows XP中稱為文件夾。文件夾相當于DOS中的目錄。Windows XP按樹型結構以文件夾的形式來組織和管理文件。
                10.1.2  Windows的文件管理
                2.我的電腦
                “我的電腦”圖標在Windows桌面的左上角,它是一個文件管理工具。利用它,可以瀏覽磁盤和光盤上的內容,可對文件和文件夾進行各種操作,如瀏覽文件,創建文件夾,復制、移動、刪除、重新命名文件或文件夾等,還可對磁盤進行格式化和復制以及對計算機系統環境進行重新調整等操作。
                3.資源管理器
                Windows系統提供的“資源管理器”可用于實現對系統軟、硬資源的管理。同時,“資源管理器”也是一個功能強大的文件管理工具。在“資源管理器”中,可以非常方便地瀏覽軟盤、硬盤和光盤等設備上的文件夾和文件,可以非常方便地進行文件夾和文件的建立、打開、復制、移動、刪除、更名等操作。“資源管理器”是使用和管理計算機的主要工具。
                Windows的“資源管理器”窗口中有兩個瀏覽窗格:左窗格和右窗格。在“資源管理器”的左窗格中,包含的是驅動器和文件夾列表。在“資源管理器”的右窗格中,顯示的則是所選文件夾的內容。左窗格中的文件夾是以樹形結構表示的,從中可以看到一些小方框。如果在小方框內是加號“+”,表示可以繼續展開該文件夾;如果在小方框內是減號“-”,則表示該文件夾已完全展開。當要瀏覽某個文件夾中的文件時,只要用鼠標單擊它,該文件夾中的文件就會在右窗格中顯示出來。
                3.資源管理器
                “資源管理器”提供了多種顯示文件的方式,用戶可以根據需要選擇使用。當需要改變文件顯示方式時,單擊菜單欄中的“查看”項,彈出“查看”菜單。在“查看”菜單中提供了4種顯示方式:大圖標、小圖標、列表、詳細資料。這組菜單項是單選項,每次只能選擇其中一種顯示方式。在圖中,選中的是“大圖標”方式,所以右窗格中的文件和文件夾是按大圖標方式顯示的。將鼠標指針指向兩個窗格中間分割條,當鼠標指針變成雙向箭頭后,左右拖動鼠標可以改變兩個窗格的比例。
                用鼠標單擊所需窗口或按F6鍵或Tab鍵,光標將在左窗格、右窗格與工具欄下拉列表框之間切換。
                4.文件或文件夾的選擇
                在操作文件或文件夾之前,首先必須選中要操作的對象,然后才能進行復制、移動和刪除等操作。
                (1)選取單個對象。當要選擇單個對象(單個文件或文件夾)時,直接用鼠標單擊要選擇的對象(文件或文件夾)即可,選中的對象(文件或文件夾)被加亮顯示。
                (2)選取多個連續對象。首先單擊第一個要選擇的對象(文件或文件夾),然后按住Shift鍵不放,再用鼠標單擊最后一個要選擇的對象(文件或文件夾)。
                (3)選取多個不連續的對象。首先單擊第一個要選擇的對象(文件或文件夾),然后按住Ctrl鍵不放,接著用鼠標一個一個地單擊其余要選擇的對象(文件或文件夾)。
                10.1.3  Windows的磁盤操作
                Windows提供了豐富的磁盤操作功能,這些功能包括:查看磁盤的使用情況、對磁盤進行格式化、復制磁盤、磁盤清理、磁盤掃描、磁盤碎片整理等。
                1.查看磁盤的使用情況
                在“我的電腦”或“資源管理器”窗口中,可以了解磁盤的總容量、當前已用空間和可用空間等信息。
                2.對磁盤進行格式化
                新磁盤在使用之前必須進行格式化。在操作和應用計算機的過程中,經常需要對磁盤(主要是軟盤)進行格式化。在Windows中,可以通過多種方法來對磁盤進行格式化。
                例如:格式化軟盤的操作步驟如下:
                (1)在軟盤驅動器中插入要格式化的軟盤。
                (2)雙擊“我的電腦”圖標,然后選定要格式化的磁盤。
                (3)用鼠標右鍵彈出快捷菜單,選擇格式化項。
                3.復制磁盤
                (1)選擇“復制磁盤”選項后,彈出“復制磁盤”對話框。
                (2)單擊“開始”按鈕,開始整盤復制。
                (3)提示用戶插入目標盤,準備好后單擊“確定”按鈕。
                (4)系統將原盤內容按對應磁道和扇區寫入目標盤。
                (5)最后提示“復制完畢”,單擊“關閉”按鈕關閉對話框返回。
                4.磁盤清理
                每當計算機使用一段時間后,用戶可利用Windows提供的磁盤清理程序對磁盤進行清理,以便刪除系統中不需要的文件,從而釋放出一些存儲空間。
                5.磁盤掃描
                Windows提供的磁盤掃描程序是一個磁盤分析和修復工具,可以用來檢測、診斷和修復磁盤的錯誤。
                6.磁盤碎片整理
                文件存儲在磁盤的存儲單元中,這種存儲單元被稱為分配單元。在正常情況下,磁盤上的文件被存儲在連續的分配單元中,但隨著對磁盤文件的大量讀寫操作,其中的某些文件可能會存儲在不連續的分配單元中,即出現所謂的“碎片”。文件被“碎片”化,雖然不會影響文件的內容,但由于存儲單元的分散,顯然會影響對磁盤讀寫的速度和效率。計算機在讀寫這種碎片文件時所用的時間比讀寫無碎片文件要長得多。當磁盤中出現了較多碎片時,用戶可利用Windows提供的磁盤碎片整理程序來整理磁盤空間,清除或減少由碎片造成的空隙。通過重新組織磁盤上的文件來實現對磁盤性能的優化,提高文件讀寫速度。
                7.數據的備份與還原
                為保證計算機中的數據不丟失,或防止硬盤突然損壞造成不可估計的損失,用戶一般都將重要的文件進行數據備份。一般說來,用計算機進行的工作越多,備份的必要性也就越大。
                如果一次需要備份的文件非常多,容量也較大,建議用戶先將文件壓縮后再進行備份,這樣不僅可節約磁盤空間,還可以加快傳輸速度。
                Ghost(General Hardware Oriented Software Transfer)是Symantec公司推出的一個硬盤備份工具,它可以實現兩個硬盤間的相互復制、兩個硬盤分區的相互復制和制作映像文件等。因此很多用戶為保證操作系統的安全,對操作系統所在的硬盤分區進行備份,以防止因意外情況出現的分區丟失或數據丟失等。 若用戶已使用Ghost對系統所在的硬盤分區進行了備份,當操作系統受到破壞時,就可以使用備份文件恢復操作系統,這樣就大大減少了重新安裝系統的麻煩。
                Windows XP還自帶了一個系統還原功能,使用該功能,用戶就可將硬盤中的任意一個或多個分區設立還原點,然后在需要的時候(若操作系統出現問題或文件丟失等)將分區還原到創建還原點時的狀態.
                8.用戶帳戶管理
                在Windows XP中,用戶在登錄計算機時,需要提供用戶名和密碼(如果用戶創建了密碼)。它為每一個用戶創建一個單獨的用戶帳戶,使得每一個用戶都具有自己的配置和設置,以避免相互間的干擾。Windows XP中指定了三種(計算機管理員帳戶、受限制帳戶和來賓帳戶)不同類型的用戶帳戶,表示他們具有不同的權限和責任。
                10.1.4  Windows 的控制面版
                利用控制面板管理計算機資源:雙擊控制面板圖標,打開如圖10.9所示“控制面板”窗口。
                10.1.5  Windows的中文輸入法
                常用的漢字輸入法有智能ABC輸入法、五筆字型輸入法、全拼輸入法、雙拼輸入法、微軟拼音輸入法、sogou拼音輸入法和紫光拼音輸入法等,用戶可以根據自己的習慣選擇使用。
                1.啟動漢字輸入系統
                當啟動Windows后,系統當前的輸入狀態是英文,即只能輸入英文信息。單擊Windows桌面上右下角任務欄中的輸入法按鈕,在屏幕上彈出輸入法選擇菜單。在輸入法菜單中顯示了多種輸入法,可以根據需要選擇一種漢字輸入法。
                2.輸入法間的切換
                用戶可利用快捷鍵來進行中英文輸入法的切換:
                (1)中英文輸入切換:Ctrl+Space(空格)。
                (2)中文輸入法切換:Ctrl+Shift。
                (3)全角與半角切換:Shift+Space。
                (4)中英文標點符號切換:Ctrl+· 。
                10.1.6  Windows的常用快捷鍵
                在Windows中,用戶不僅可以通過鼠標進行操作,也可以使用鍵盤進行操作。Windows提供了許多快捷鍵,用戶利用快捷鍵可以大大提高操作效率。表10.2列出了Windows中常用的快捷鍵。
                10.1.6  Windows的常用快捷鍵
                10.1.7  Windows的系統維護
                1.計算機硬件使用注意事項
                (1)正確地開關計算機。
                (2)避免頻繁開關機。
                (3)計算機要遠離磁場。
                (4)顯示器亮度不要太強。
                (5)不要用力敲擊鍵盤和鼠標。
                (6)軟驅或光驅指示燈未滅時不要從驅動器中取盤。
                (7)不要帶電插拔板卡和插頭。
                (8)光盤盤片不宜長時間放置在光驅中。
                (9)不宜用水擦拭計算機表面。
                10.1.7  Windows的系統維護
                2.系統和軟件使用注意事項管理好計算機中的文件
                (1)合理安裝軟件
                (2)定期清理計算機的磁盤空間
                (3)使用壓縮軟件減少磁盤占用量
                (4)不要輕易修改計算機配置信息
                (5)不要使用來歷不明的文件
                (6)將計算機中的重要數據進行備份
                10.1.7  Windows的系統維護
                3.磁盤維護操作
                系統在運行的過程中,需要不停地對硬盤進行讀寫操作,因此,經常對硬盤進行維護、整理,可以保證計算機系統的正常運行。
                (1)磁盤清理
                磁盤清理是用來清理磁盤中的垃圾文件和臨時文件的。垃圾文件和臨時文件都是一些無用文件,但它們會占用很多系統資源,甚至影響計算機的存取速度,嚴重時還會產生死機現象。
                (2)磁盤掃描
                當計算機經常死機、保存的文件不能正常打開、Windows XP啟動緩慢或系統頻頻出錯時,用戶就可使用磁盤掃描程序檢查磁盤是否出現故障,當檢測到磁盤錯誤時,還可以進行自動修復。
                (3)磁盤碎片整理
                硬盤在使用一段時間后,由于反復寫入和刪除文件,磁盤中的空閑扇區會分散到整個磁盤中不連續的物理位置上,從而使文件不能存在連續的扇區類。這樣,再讀寫文件是就需要到不同的地方去讀取,增加了磁頭的來回移動,降低了磁盤的訪問速度。磁盤碎片整理程序可以對使用文件分配表 (FAT) 文件系統、FAT32 文件系統和 NTFS 文件系統格式化的卷進行碎片整理。
                10.2  文字處理系統Word 2003
                10.2.1  Word系統概述
                字處理軟件系統主要完成文字輸入和文字處理,包括對文字進行輸入、顯示、編輯、排版、打印等。Word中文版是美國微軟公司推出的Office辦公自動化套裝軟件之一,微軟相繼推出了Word 5.0、Word 6.0、Word 7.0、Word 97、Word 2000以及Word 2003等版本。Word是一個集輸入、編輯、制表、繪圖、圖文混排、排版、模擬顯示及打印功能為一體的漢字處理軟件,其功能齊全,操作簡便,具有豐富的全屏幕編輯功能,提供了各種編輯工具、功能菜單和在線幫助信息,并提供了各種控制輸出格式及打印功能,使打印出來的文稿能滿足實際工作的需要。
                10.2.2  Word的基礎知識
                1.啟動Word
                啟動Word常用兩種方法(注:至少安裝一種以上的漢字輸入法):
                (1)在Windows桌面上,使用鼠標左鍵雙擊Microsoft Word的快捷圖標。
                (2)通過“開始”菜單中的“程序”子菜單,單擊“Microsoft Word”項。
                啟動Word后,屏幕會出現如圖10.10所示的Word2003的工作窗口。
                10.2.2  Word的基礎知識
                2.Word2003的窗口組成
                (1)標題欄、菜單欄、工具欄。標題欄包含了控制窗口的三個按鈕(最小化按鈕、還原按鈕、關閉按鈕)、程序名稱“Microsoft Word”、正在編輯的文檔名稱等。菜單欄、工具欄如圖10.9所示。
                (2)標尺。利用水平標尺與鼠標可以改變段落的縮進、調整頁邊距、改變欄寬、設置制表位等。
                (3)編輯區。編輯區中有一個閃爍的豎線光標,表示當前插入點。每個段落結束有一個段落標志。在“視圖”菜單中執行“顯示/隱藏段落標記”命令,可顯示/隱藏段落標記。
                (4)滾動條。用戶可移動滾動條的滑塊或單擊滾動條兩端滾動箭頭按鈕,移動文檔到不同的位置。
                (5)狀態欄。包含當前文檔的頁數/總頁數和欄號,光標所在行數和列數,以及當前文檔的插入/改寫狀態。當系統處于排版方式下的編輯狀態時,窗口底部的狀態欄用于顯示當前插入點的位置和命令提示。
                (6)“視圖”方式按鈕。用來改變文檔的視圖方式。Word 2003提供了4種視圖方式,分別為普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖和大綱視圖。
                (7)Office助手。“Office助手”是一個獨立于Word窗口的小窗口,用于提供在線幫助信息。
                3.退出Word
                當編輯工作結束后,應采用正確的操作方法來退出Word,以便系統處理好臨時文件,節省寶貴的磁盤空間。具體方法是:單擊窗口標題欄中“關閉”按鈕,或使用菜單欄中“文件”菜單的“退出”命令。
                10.2.3  文檔基本操作
                1.創建文檔
                剛啟動Word時,系統為用戶提供了一個新文檔窗口,且命名為“文檔1”,可在此窗口中輸入正文。在工作過程中,隨時可以通過常用工具欄上的“新建”按鈕來建立新文檔。如果從文件菜單中選擇“新建”命令,在出現的“新建”對話框中可以選擇所需的模板。
                2.打開文檔
                用戶想要編輯、查看已有文檔時,先應打開已有文檔。單擊“常用”工具欄中的“打開”按鈕或選擇“文件”菜單中的“打開”命令,這時將有一個“打開”對話框出現,在該對話框中指定需要打開的文件,單擊“打開”按鈕就可以打開文檔。圖10.11為“打開”文檔對話框。
                10.2.3  文檔基本操作
                保存、關閉、打印文檔
                3.保存文檔
                在文檔窗口中輸入的文檔是駐留在計算機內存中的,Word不會自動將其存儲到磁盤上,當退出Word或發生意外時,文檔會全部丟失。應使用“保存”操作對編輯的文本進行存盤操作。Word可以保存新建的未命名文檔,保存已存在的文檔或按新的路徑、文件名保存文檔。方法是使用常用工具欄上的“保存”按鈕或者使用菜單欄中的“文件”菜單的“保存”命令。
                4.關閉文檔
                文檔編輯結束時,為確保文檔的安全,應該將其關閉。操作時使用“文件”菜單中的“關閉”命令。
                5.文檔打印
                當編輯、排版好一篇文章后,就可以將它打印出來。為了在打印之前真實地看到打印效果,可以單擊“常用”工具欄中的“打印預覽”按鈕或選擇“文件”菜單中的“打印預覽”命令進行打印預覽,經打印預覽查看滿意后再用打印命令將文檔完整地打印出來。
                10.2.4  文檔的編輯
                文檔的基本編輯操作是確定插入點位置,輸入文字,文字的移動、復制、剪切與粘貼、文字的查找與替換操作等。
                1.確定插入點位置
                Word編輯窗口中,有一個閃爍的光標豎線“I”,即為插入點(當前輸入位置)?梢允褂檬髽俗髶艋蚩旖萱I滾動文檔,確定選擇頁或插入點的位置。
                (1)用鼠標移動插入點:在當前編緝窗口內,將鼠標指針定位到所需要的位置處,單擊鼠標即可確定插入點位置。
                (2)用鍵盤移動插入點:操作鍵及功能請讀者自行查看相關書籍。
                (3)使用定位命令。使用“編輯”菜單的“定位”命令,選定文檔插入點位置。
                2.輸入操作
                輸入操作包括中文、英文、數字、符號、日期和時間等。
                (1)中英文的輸入。為了輸入中文,用戶可以使用中文Windows提供的漢字輸入法。單擊任務欄右端圖標,選擇漢字輸入法。鍵盤錄入漢字時,英文字符一定處于小寫狀態。錄入英文,可選擇英文輸入狀態。
                Word具有自動換行功能,當輸入的文字充滿一行時,不按回車鍵也將自動換行,回車鍵是一個段落的結束標記。
                (2)插入數字和符號。打開“插入”下拉菜單,選擇“數字”選項,彈出“數字”對話框,如圖10.12所示。選擇“符號”選項,彈出如圖10.13所示的“符號”對話框。
                2.輸入操作
                2.輸入操作
                3.選擇文本
                在文檔編輯中,經常需要對某一部分內容進行復制、移動、刪除,設置字型、字體等操作。這都需要首先進行選定文本的操作。被選定的文本通常以反相形式顯示。若要撤消選定操作,可單擊文檔中的其他位置,或單擊常用工具欄上的“撤消”按鈕。
                (1)使用鼠標方式選定文本操作。
                ① 將鼠標定位于一行的左側選擇區內(鼠標變成一個指向右邊的箭頭),單擊鼠標,選擇一行;雙擊鼠標,選擇一個段落;三擊鼠標,選擇全文;向上或向下拖動鼠標,選擇多行。
                ② 按住Ctrl鍵,在一個句子的任一地方單擊鼠標,選擇一個句子
                ③ 按住Alt鍵,沿對角線拖動鼠標,則選擇一個矩形塊。
                (2)使用鍵盤方式選定文本操作。請自行查看資料。
                4.復制
                復制是文本編輯常用的操作,可在一個文檔內、多個文檔之間或者不同的應用程序間
                復制文本。具體方法可使用剪貼板方式或者鼠標拖動方式。
                (1)使用剪貼板方式復制文本。先將要復制的字塊“復制”到剪貼板上,然后再將此內容“粘貼”到新的地方。
                (2)使用拖動鼠標方式復制文本。先選定要復制的字塊,然后將鼠標指向選定的字塊,按住Ctrl鍵并將其拖至指定位置。
                剪切、移動
                5.剪切
                剪切是將選定的文本移動到剪貼板中,剪切與復制的區別在于剪切使原選定文本消失,即原文本被刪除。剪貼板中的內容還可以根據需要進行粘貼操作,實現復制或移動功能。
                6.移動
                使用鼠標的移動操作:先選定要移動的字塊,然后用鼠標拖動該字塊到新位置;
                使用“剪切”+“粘貼”:先將要移動的字塊“剪切”到剪貼板上,然后再將此內容“粘貼”到新的地方。
                7.刪除
                (1)按BackSpace鍵:刪除插入點左邊的單個字符。
                (2)按Del鍵:刪除插入點右邊的單個字符。
                (3)按Ctrl+Del鍵:刪除插入點右邊的一句話或一個英文單詞。
                (4)按Ctrl+BackSpace鍵:刪除插入點左邊的一句話或一個英文單詞
                選定的文本塊也可以通過“編輯”菜單中的“清除”命令刪除,或使用“剪切”操作
                刪除。注意:Word可恢復被誤刪除的文本,如單擊常用工具欄的“撤消”按鈕。
                8.多窗口和多文檔操作
                Word有兩種窗口:Word應用程序窗口和打開的文檔窗口。為了便于觀察和操作,可以同時打開若干個文檔窗口,對多個文檔進行操作。也可以通過多個窗口,對一個文檔的不同部分進行操作。使用“窗口”菜單的“新建窗口”命令,可以為當前窗口文檔再建一個窗口;使用“窗口”菜單的“拆分”命令,可以將當前文檔窗口分成上下兩個子窗口,每個子窗口可處理該文檔的不同部分;使用“窗口”菜單的“取消拆分”命令,可以將兩個子窗口恢復成一個窗口。
                9.關閉文檔窗口
                完成文檔編輯操作后,可以關閉文檔窗口。具體方法是:單擊文檔窗口右上角的“關閉”按鈕或使用菜單欄中“文件”菜單的“退出”命令。如果有某些修改過的文檔未保存,系統將提示進行保存操作。
                10.查找與替換
                在文本編輯過程中,查找和替換可以搜索和替換文字、指定格式,并可對諸如段落標記、域或圖形之類的特定項進行操作,查找和替換窗口如圖10.14所示。
                查找與替換的過程如下:
                (1)按Ctrl+F鍵或打開“編輯”下拉菜單,選擇“查找”選項。
                (2)在“查找內容”文本下拉框中鍵入需要查找的字符串。
                (3)單擊“查找下一處”按鈕,開始在文檔中查找。Word反白顯示找到的文本,若繼續查找,可再次單擊“查找下一處”按鈕。
                10.2.5  文檔排版
                文檔排版需要對文檔進行格式化。格式化包括設置文字格式、段落格式和頁面格式。通常用戶不滿足于Word的默認格式,需要進行重新設置,例如設置文字的字體、字號與顏色及段落的文本對齊方式等。
                1.字體格式化
                在對文字格式化之前,必須首先選定要改變格式的文字。格式工具欄提供了一些常用的格式設置工具,通過它可以快速設置字體、字號、字型(包括常規、加粗、傾斜、加粗并傾斜等)、加下劃線、添加邊框、添加底紋,并能進行字符縮放,改變字符顏色。還可以使用“格式”菜單中的“字體”命令,設置更具特殊效果的文字格式、字符間距和動態效果。
                10.2.5  文檔排版
                2.段落格式化
                Word還可以對“段落”設置格式。Word中段是指以回車鍵結束的一段圖形或文字。設置段落格式包括文本對齊、縮進大小、行距、段落間距等。
                (1)段落縮進包括“首行縮進”、“左縮進”和“右縮進”。
                (2)文本水平對齊方式包括兩端對齊、左對齊、居中、右對齊、分散對齊。
                (3)設置間距包括設置段間距和行間距。段間距指兩個段落之間的距離,行間距指段落內行與行之間的距離。
                在對段落設置格式之前,必須首先選定相應的段落。利用格式工具欄和標尺可以快速地設置段落格式,也可以使用菜單欄“格式”菜單中的“段落”命令。
                10.2.5  文檔排版
                3.頁面設置
                文檔需要打印輸出,在打印之前對文檔頁面進行設置是十分重要的。設置頁面后,可以通過打印預覽觀察頁面設置效果,直到滿意后,就可以打印輸出。頁面設置主要是設置紙張大小、每頁的行數、每行的字數、頁碼等。具體包括:
                (1)設置頁邊距,即指定固定的頁邊距值。
                (2)設置紙張大小。
                (3)插入分頁符,通常Word會自動在文檔的內容超過一頁時,插入分頁符以生成新頁。也可以人為插入分頁符,以指定分頁位置;人工插入的分頁符可以刪除。
                (4)創建分欄,以便使文檔具有類似報紙、期刊的效果。
                (5)設置頁碼。
                (6)創建頁眉和頁腳,包含文字和圖形,如頁碼、日期、文檔的標題等。
                10.2.5  文檔排版
                4.打印預覽
                文檔編輯中設置版面格式后,可以通過打印預覽在顯示器上看到實際打印的效果,以便進行修改、重新設置,然后再預覽,直到滿意為止。最后才通過打印機打印結果。打印預覽的操作方法是,利用常用工具欄上的“打印預覽”按鈕或菜單欄“文件”菜單中的“打印預覽”命令。
                10.2.6  圖片、繪圖與藝術字
                圖文混排功能是Word的重要特色之一。在Word文檔中用戶可以方便地“插入”或使用“繪圖”工具繪制各種圖形。同時還可利用Office自帶的“剪輯庫”圖片集中的大量圖片。
                1.插入圖片
                (1)插入“剪輯庫”中的剪貼畫或圖片。利用“插入”菜單中的“圖片”子菜單,單擊“剪貼畫”命令。
                (2)利用“插入”菜單中的“圖片”子菜單,單擊“來自文件”命令。
                2.編輯圖片
                對于插入的圖片或繪制的圖形,可以調整圖形對象的位置、改變圖形對象的大小、裁剪或整理部分圖片或插入文字等。
                10.2.6  圖片、繪圖與藝術字
                3.圖文混排
                在Word中可以使用“文字環繞”方式,把圖形對象移到文檔中的任何位置,使圖形及文字合二為一,進行編排,達到圖文混排的目的,從而使版面既緊湊又美觀。
                4.繪制圖形
                Word的繪圖功能比較強,用戶可以用“繪圖”工具欄上的選項來繪制各種圖形,也可以繪制不規則圖形,為圖形增加特殊效果等。
                5.制作藝術字
                在Word中,用戶制作文檔封面、標題或在圖片中需要使用藝術字。“藝術字”是圖形對象,不能作為文本對待。具體創建方法是利用“插入”菜單中的“圖片”子菜單,單擊“藝術字”命令。
                10.2.7  表格處理
                Word創建的表格由“單元格”組成,單元格中可隨意填充文字、數字和圖形。用戶可以快速創建、編輯表格,并對表格中的數據進行計算、排序。
                1.新建表格
                如果要創建規則的表格,可以按以下步驟進行:
                (1)將插入點置于要插入表格的位置。
                (2)單擊“工具欄”中的“插入表格”按鈕,出現網格。如圖10.15所示為插入表格窗口。
                2.表格中的文本編輯
                (1)單元格的選定。表格中內容的編輯是以單元格為單位的,首要的操作是選定單元格。
                ① 用鼠標選定單元格。
                選定一個單元格:單擊某單元格,該單元格即被選定。
                選定多個單元格:先選定—個單元格,然后拖動鼠標;或按下Shift鍵,單擊不同單元格都可連續選定。
                選定一行單元格:單擊該行左端單元格外面的選擇區。
                選定一列單元格:將鼠標置于該列上邊線,當指針變成黑色向下的箭頭時單擊即可。
                ② 用菜單欄中的“表格”菜單選定。
                2.表格中的文本編輯
                (2)單元格內容的錄入、修改和刪除。
                單元格的編輯:首先選定需要操作的單元格,然后像編輯普通文檔那樣錄入、修改和刪除等操作。
                整行內容的刪除:選定刪除內容所在行,然后按Del鍵,表格中會出現一個空行。
                整列內容的刪除:選定刪除內容所在列,然后按Del鍵,表格中會出現一個空列。
                2.表格中的文本編輯
                3.表格的調整
                創建的表格是用虛線畫的,打印時不會出現線框。如果想在表格上加入線框或底紋,對選中的表格可以單擊格式工具欄中的“表格和邊框”按鈕,這時出現“表格和邊框”工具條,在操作中可能會對表格做某些增、刪、改。例如增加一行、在表格中間插入一行,刪除一行、表格中的行、列高度或寬度的調整等,可以通過“表格”菜單中的選項調整,如圖10.16所示為“表格和邊框”工具條。
                4.數據的排序和計算
                (1)排序。對表格中的某一列或多列進行排序以改變數據的排列順序,可以選擇升序或降序方式。Word使用的排序規則是:可將文字按字母、數字升序(A到Z或0到9)或降序(Z到A或9到0)排序。具體方法可以使用“表格”菜單中的“排序”命令。
                (2)計算行或列數值的總和。求和數據通常存放在一行或一列的最后一個單元格中。具體方法可以利用“表格和邊框”工具欄的“自動求和”按鈕或使用 “表格”菜單中的“公式”命令。
                (3)按表格中輸入的公式進行計算?梢栽诠降睦ㄌ栔惺褂脝卧褚,以便引用指定單元格的內容。例如,單元格A10和A11的數值相加時,會顯示公式=A10+A11。
                4.數據的排序和計算
                (4)由表生成圖。首先,選定表格中要生成圖的全部或部分數據;然后,在“插入”菜單中選擇“圖片”命令,從聯級菜單中選擇“圖表”命令,進入Microsoft Graph 2003工作環境,并顯示一個缺省圖表和數據表;最后,當對圖表滿意后按任意鍵,Word就把生成的圖表插入到文檔中。
                (5)公式編輯器的使用。首先,將插入點置于希望放置公式的位置;然后,單擊“插入”菜單選擇“對象”命令,顯示“對象”對話框;最后,在對話框中選擇“Microsoft 公式3.0”選項,單擊“確定”按鈕。進入Microsoft 公式狀態,顯示“公式”工具欄和菜單,如圖10.17公式編輯器的屏幕顯示。
                10.3  電子表格Excel 2003
                Microsoft Excel實際上是一種專門用于現代理財和數據分析等的電子表格軟件,該軟件把文字、數據、圖形、圖表和多媒體對象集合于一體,并以電子表格方式進行各種統計計算、分析和管理等操作,從而使自己并不需要學習高級的財務知識,就可以很順利地完成諸如會計等方面的工作。Excel2003具有簡單、方便的表格制作功能,強大的圖形、圖表處理功能,方便、快捷的數據處理與數據分析功能,豐富的宏命令和函數等。本小節介紹Excel2003最常用的功能。
                10.3.1  Excel窗口的組成
                10.3.1  Excel窗口的組成
                1.編輯欄
                編輯欄在工具欄的下方,當選擇單元格或區域時,相應的地址或區域名稱即顯示在編輯欄左端的名稱框中。在單元格中編輯數據時,其內容同時出現在編輯欄右端的編輯框中。
                2.工作表
                工作表為Excel窗口的主體,由單元格組成,每個單元格由行號和列標來定位,其中行號位于工作表的左端,順序為數字1、2、3等,列標位于工作表的上端,順序為字母A、B、C等。
                3.工作表標簽
                工作表標簽位于工作簿文檔窗口的左下底部,初始為Sheet1、Sheet2、Sheet3,代表著工作表的名稱,用鼠標單擊標簽名可切換到相應的工作表中。如果工作表有多個,以至標簽欄顯示不下所有標簽時,可單擊標簽欄左側的滾動箭頭使標簽滾動,從而找到所需工作表標簽。其中第一和第四個滾動箭頭可快速滾動到第一個和最后一個工作表標簽。
                10.3.1  Excel窗口的組成
                工作簿、工作表和單元格是Excel的三個重要概念。工作簿是計算和存儲數據的文件,一個工作簿就是一個Excel文件,其擴展名為“.XLS”。工作簿中的每一張表稱為工作表,一個工作簿最多可以包含255個工作表,這樣可使一個文件中包含多種類型的相關信息,用戶可以將若干相關工作表組成一個工作簿,操作時不必打開多個文件,而直接在同一文件的不同工作表中方便地切換。默認情況下,Excel 的一個工作簿中有3個工作表,當前工作表為Sheet1,用戶根據實際情況可以增減工作表和選擇工作表。單元格是組成工作表的最小單位。Excel的工作表由65536行、256列組成,每一行列交叉處即為一單元格。每個單元格用它所在的列標和行號來引用,如A6、E12等。對單元格數據的編輯和運算是建立工作表的基礎。
                10.3.2  工作表的建立
                當新建或打開了一個工作簿文件之后,就可以向工作表中輸入數據,并對數據進行編輯和排版。而單元格是Excel中用于保存數據的最小單位,因此,選取輸入、編輯數據的單元格或區域是輸入、編輯數據的前提。
                1.單元格、單元格區域的選定
                (1)選取單個單元格。單個單元格的選取即單元格的激活。單擊相應的單元格或用鍵盤方向鍵移動到相應的單元格,就可以選定一個單元格。
                (2)選取多個連續單元格。選定多個連續單元格,具體操作如下:
                ① 將鼠標指針指向想要選定的單元格區域左上角;
                ② 按住鼠標左鍵并拖動鼠標到想要選定區域的右下角;
                ③ 松開鼠標就選定了該區域。
                10.3.2  工作表的建立
                下面是一些選定特殊區域的快捷方式
                ① 若選中一整行,則單擊其左側的行號框。
                ② 若想選中一整列,則單擊頂端的列字母框。
                ③ 若想選中整個工作表內的單元格,則單擊第一行上端,第A列左端的小方框。
                ④ 若想選中不連續的區域,則在選中一個區域之后按住Ctrl鍵,再用上述方法選中其他區域。若想選中很多連續的單元格,則擊中其中的第一個單元格,然后按住Shift鍵,再找到其中的最后一個單元格并單擊之。
                10.3.2  工作表的建立
                2.輸入數據
                在Excel中,可在活動的單元格輸入數字、文本、日期、時間和公式等。
                (1)輸入數字。在單元格中輸入數字之后,它們將自動在單元格中向右對齊,若想改變對齊方式,首先應選中要對齊的單元格,然后單擊“格式”工具欄上的對齊按鈕(左對齊、居中或右對齊)。
                在單元格中輸入的數字和字符必須是:0~9、+、一、()、,、/、$、%、。、E和e等。
                若想把輸入的數字作為文本處理,必須在其前增加一個撇號(')。例如,'200072。
                若在輸入數據之后,該單元格中出現“######”字樣,則說明該列單元格的列寬太小,無法顯示整個數字。只需從該列頂部拖動列分隔線(鼠標指針變成水平雙向箭頭時)來放大列寬。
                (2)輸入文本。在單元格中輸入文本后,只要按Tab鍵、Enter鍵或箭頭鍵就確認了輸入的文本,若想取消輸入的文本,則按Esc鍵或單擊編輯欄上的“取消”按鈕。
                在默認情況下,輸入的文本在單元格中自動向左對齊,若想改變其對齊方式,則在選中它們之后,單擊“格式”工具欄上的相應對齊按鈕。
                若在一個單元格中輸入的文本太長,可能只顯示出其中一部分,這時就必須加大列寬才能顯示出整個文本。
                10.3.2  工作表的建立
                2.輸入數據
                在Excel中,可在活動的單元格輸入數字、文本、日期、時間和公式等。
                (3)輸入日期和時間。日期的輸入形式有多種,例如要輸入“97年8月10日”;只要輸入“8/10/97或08/10/97”即可。若想在單元格中輸入當前日期,按Ctrl+;組合鍵。
                時間的輸入也有多種形式,如要要輸入“下午5點30分15秒”,則只要輸入17:30:15或5:30:15PM即可,其中PM代表下午,AM代表上午。若想在單元格中輸入當前的時間,只需按下Ctrl+:組合鍵。
                在同一單元格中可以同時輸入時間和日期,條件是兩者之間加一空格。
                (4)自動輸入數據。在Excel中,若想在許多單元格中輸入相同的內容,則使用“填充功能”。若想在某些單元格中輸入一個序列的數據,則使用“序列填充”,使用該功能可以自動輸入數據的等比序列、等差序列和日期序列等,也可以輸入自定義的序列。
                在單元格區域內輸入相同數據的方法是:選中一個單元格并在其中輸入數據,例如,輸入“第一節”,該單元格右下角有一個填充柄,當鼠標指針指向它時,指針就變成一個細實線的“+”字,此時按住鼠標左鍵并拖動,當要填入相同數據的單元格都反白顯示時,松開鼠標左鍵。這樣,在第一個單元格中輸入的數據全部填充到選中的單元格中,本例中,把“第一節”字樣全部填入選中的單元格中,如圖10.19所示,其中A1、B1、C1、E1的值沒顯示出來,是由于滾動條沒處于最頂端。它們的值分別是:10、20、100、100。
                3.使用公式和函數
                (1)輸入公式。按下述操作輸入公式:
                ① 單擊要輸入公式的單元格。
                ② 鍵入等號“=”,然后輸入公式。
                例如分別在A1、AZ、A3、A4中輸入10、20、30、40,然后在A5中輸入“=(A14-A2)/A3*A4”,按Tab鍵、Enter鍵或箭頭鍵之后,A5中就顯示計算結果。若用戶再單擊單元格A5,則會在編輯欄右端的編輯區內顯示出該單元格中原來的公式。若想在顯示結果的A5中再顯示原來的計算公式,則按Ctrl+′組合鍵,再按一次該組合鍵公式就會消失。
                3.使用公式和函數
                (2)引用單元格地址。在公式中引用單元格地址進行計算是非常方便的。例如,在單元格A1中輸入10,在B1中輸入20,然后在C1中輸入公式=A1*B1后按Enter鍵就可以求出這兩數之積?梢匀我飧淖傾1、B1中的數字,然后就會在C1中自動顯示出計算結果。這些單元格地址(Al、B1等)就是一些變量,可以任意改之,然后就自動顯示出其函數值。
                引用單元格時有兩種引用模式。在默認情況下是使用A1模式,即用字母(A~IV)表示列,用數字(1~65536)表示行。另一種模式是R1C1模式,R后的數字表示行數(1~65536),而C后的數字是列數(1~255),若想使用R1C1模式,則單擊“工具”下拉菜單中的“選項”命令,然后在出現的對話框的“常規”選項卡上選中R1C1模式。
                引用單元格時分相對引用、絕對引用和混合引用
                ① 相對引用。使用相對引用時單元格引用地址是單元格的相對位置,當公式所在單元格地址改變時,公式中引用的單元格地址也相應發生變化。上面提到的單元格A5中的公式為“=A1+A2+A3+A4”,得出結果100(=10+20+30+40)后,然后選中A5單元格,當把該單元格中的結果(100)通過復制和粘貼命令復制到單元格B5中時,該公式自動改為“=B1+B2+B3+B4”,至使B5中的計算結果為60(=20+20+20+0)。如圖10.20所示為單元格引用示例。
                ② 絕對引用。絕對引用是公式中引用的單元格地址不隨公式所在單元格的位置而變化,但條件是在單元格地址的列號和行號前增加一個字符$。例如,在單元格C5中輸入公式“=$C$1+$C$2+$C$3+C4”,當把該單元格所得的結果復制到單元格E5中時,它就變為“=$C$1+$C$2+SC$3+E4”,只有C4變成了E4,其他引用沒變。
                另外,也可以混合引用,例如$A1中列地址不變,行地址變化,而在A$1中行地址不變,而列地址變化。
                (3)使用函數進行計算。
                Excel提供了許多內部函數,例如數學函數、數據庫函數、財務函數和統計函數等。用戶可在“粘貼函數”對話框中看到它們。
                一般函數的語法包括三個部分:等號(=)、函數和參數,如“=SUM(Al:A10)”是求單元格A1~A10內數據之和。
                輸入函數有兩種方法,一種是像在單元格中輸入數據那樣輸入函數;另一種是使用粘貼函數對話框輸入函數,后者的具體操作步驟如下:
                ① 選中要輸入函數的單元格。
                ② 單擊“常用”工具欄上的“粘貼函數”按鈕或選中“插入”下拉菜單中的“函數”命令,然后出現粘貼對話框。
                (3)使用函數進行計算。
                ④ 從對話框中的“函數名”列表框中選中要使用的函數,例如,求數據之和,則選中“SUM”。
                ⑤ 在選好函數之后,單擊“下一步”按鈕,打開新的對話框,在該對話框中輸入數值或選擇所要處理的單元格區域。
                ⑥ 也可直接用鼠標選中以上輸入的單元格區域,輸入完畢單擊“確定”按鈕。
                10.3.3  工作表中的數據編輯
                單元格中數據輸入后可以進行修改、刪除、復制和移動等編輯操作。
                1.數據修改
                在Excel中,修改數據有兩種方法:一是在編輯欄修改,只需先選中要修改的單元格,然后在編輯欄中進行相應修改,按“√”按鈕確認修改,按“×”按鈕或ESC鍵放棄修改,此種方法適合內容較多者和公式的修改;二是直接在單元格修改,此時須雙擊單元格,然后進入單元格修改,此種方法適合內容較少者的修改。
                10.3.3  工作表中的數據編輯
                2.數據刪除
                Excel中數據刪除有兩個概念:數據清除和數據刪除。
                數據清除針對的對象是數據,單元格本身并不受影響。“編輯”菜單下“清除”子菜單中有“全部”、“格式”、“內容”和“批注”四個命令,在選取單元格或一個區域后,單擊“格式”、“內容”或“批注”命令將分別只取消單元格的格式、內容或批注;單擊“全部”命令將單元格的格式、內容、批注統統取消,數據清除后單元格本身仍留在原位置不變。選定單元格或區域后按Del鍵,相當于選擇清除“內容”命令。
                數據刪除針對的對象是單元格,刪除后選取的單元格連同里面的數據都從工作表中消失。選取單元格或一個區域后,單擊“編輯”菜單的“刪除”命令,彈出“刪除”對話框,用戶可選擇“右側單元格左移”或“下方單元上移”來填充被刪掉單元格后留下的空缺;選擇“整行”或“整列”將刪除選取區域所在的行或列,其下方行或右側列自動填充空缺。當選定要刪除的區域為若干整行或若干整列時,將直接刪除而不出現對話框。
                10.3.3  工作表中的數據編輯
                3.數據復制和移動
                Excel數據復制的方法多種多樣,可以利用剪貼板,也可以用鼠標拖放操作。
                剪貼板復制數據與Word中的操作相似,稍有不同的是在源區域執行復制命令后,區域周圍會出現閃爍的虛線。只要閃爍的虛線不消失,粘貼可以進行多次,一旦虛線消失,粘貼無法進行。如果只需粘貼一次,有一種簡單的粘貼方法,即在目標區域直接按回車鍵。選擇目標區域時,要么選擇該區域的第一個單元格,要么選擇與源區域一樣大;與源區域大小不一致時,除非選擇目標區域是源區域大小的倍數,依此倍數進行多次復制,否則將無法粘貼信息,出現粘貼警告框。
                數據移動與復制類似,可以利用剪貼板的先“剪切”再“粘貼”方式,也可以用鼠標拖動,但不按Ctrl鍵。
                10.3.3  工作表中的數據編輯
                4.單元格、行、列的插入
                數據輸入時難免會出現遺漏,有時是漏掉一個數據,有時可能漏掉一行或一列。這一切可通過Excel的“插入”操作來彌補。
                插入單元格操作方法為:用鼠標單擊要插入單元格的位置,單擊“插入”菜單中的“單元格”命令,出現“插入”對話框,選擇“活動單元格右移”將選中單元格向右移,新單元格出現在選中單元格左邊,選擇“活動單元格下移”將選中單元格向下移動,新單元格出現在單元格上方;單擊“確定”按鈕插入一個空白單元格。
                插入行、列的操作方法為:用鼠標單擊要插入新行或新列的單元格;單擊“插入”菜單的“行”命令或“列”命令,選中單元格所在行向下移動一行或者所在列向右移動一列,以騰出位置插入一空行或空列。
                10.3.4  工作表的格式化
                工作表建立和編輯后,就可對工作表中各單元格的數據格式化,使工作表的外觀更漂亮,排列更整齊,重點更突出。
                單元格數據的格式化主要有六個方面的內容:數字格式、對齊格式、字體、邊框線、圖案和列寬行高的設置。數據的格式化一般通過用戶自定義格式化來實現,也可通過Excel提供的自動格式化功能來實現。
                10.3.4  工作表的格式化
                自定義格式化工作可以使用“格式”工具欄和“單元格格式”對話框兩種方法來完成。“單元格格式”對話框中格式化功能更完善,但“格式”工具欄按鈕使用起來更快捷方便。在數據的格式化過程中首先應選定要格式化的區域,然后再使用格式化命令。格式化單元并不改變其中的數據和公式,只是改變它們的顯示形式。例如單擊“格式”菜單中的“單元格”命令,打開“單元格格式”對話框,其中的“數字”選項卡用于對單元格中的數字格式化。在“數字”選項卡左邊的“分類”列表框中列出了數字格式類型,右邊顯示該類型的可選格式,如數值格式包括用整數、定點小數和逗號等顯示格式,“0”表示以整數方式顯示,“0.00”表示以兩位小數方式顯示,“#,##0.00”表示小數部分保留兩位,整數部分每千位用逗號隔開,“[紅色]”表示當數據值為負時,用紅色顯示。
                10.3.4  工作表的格式化
                另外,當用戶建立工作表時,所有單元格具有相同的寬度和高度。默認情況下,當單元格中輸入的字符串超過列寬時,超長的文字被截去,數字則用“#######”表示。當然,完整的數據還在單元格中,只不過沒有顯示出來。因此可以調整行高和列寬,以便于數據的完整顯示。
                列寬、行高的調整用鼠標來完成比較方便。鼠標指向要調整列寬(或行高)的列標(或行號)分隔線上,這時鼠標指針會變成一個雙向箭頭的形狀,拖曳分隔線至適當的位置。
                列寬、行高的精確調整,可用“格式”菜單中的“列”子菜單或“行”子菜單中的命令進行設置。例如選擇“列寬”或“行高”命令,顯示其對話框,輸入所需的寬度或高度;“最合適的列寬”命令取選定列中最寬的數據為寬度自動調整,“最合適的行高”命令取選定行中最高的數據為高度自動調整。
                10.4  演示軟件PowerPoint 2003
                10.4.1  PowerPoint2003的啟動和退出
                1.啟動PowerPoint2003
                可按下述方法啟動PowerPoint:從桌面上單擊任務欄中的“開始”按鈕,選擇“程序”項,單擊“Microsoft PowerPoint”命令,即可啟動PowerPoint。當啟動PowerPoint后,首先顯示的是PowerPoint對話框,在該對話框中提供了四個選項:內容提示向導、設計模板、空演示文稿、打開已有的演示文稿。用戶可以根據需要選擇其中的一項,即可開始制作電子幻燈片。啟動后進入PowerPoint2003的主窗口界面。
                2.退出PowerPoint
                (1)單擊“文件”下拉菜單中的“退出”命令。
                (2)單擊PowerPoint窗口標題欄右上角的“關閉”按鈕。
                (3)用Alt+F組合鍵打開“文件”下拉菜單,然后按X鍵退出PowerPoint。
                10.4.2  PowerPoint的基礎知識
                1.窗口的組成
                Word窗口類似,主要由控制菜單按鈕、標題欄、菜單欄、工具欄、邊框、狀態欄、滾動條、視圖按鈕以及工作區等部分組成,如圖10.21所示。
                10.4.2  PowerPoint的基礎知識
                2.演示文稿與幻燈片
                用PowerPoint創建的文件就是演示文稿,其擴展名為.PPT。一個演示文稿通常由若干張幻燈片組成。制作一個演示文稿的過程實際上就是制作一張張幻燈片的過程。
                3.對象及版式
                對象是PowerPoint幻燈片的重要組成元素。所謂對象,是指插入幻燈片中的文字、圖表、結構圖、圖形、Word表格以及動態視頻圖像等元素。制作一張幻燈片的過程,實際上就是制作、編排其中每一個被插入的對象的過程。用戶可以選擇對象,修改對象的屬性,還可以對對象進行移動、復制、刪除等操作。
                版式就是對象在幻燈片中的相互位置,即對象的布局。PowerPoint提供了28種自動版式(幻燈片參考布局)。一個演示文稿的每張幻燈片可以根據需要選擇不同的版式。每種版式都包含多個對象,對象的位置也各不相同。如圖10.22所示為“新幻燈片”,在編輯幻燈片的過程中,還可以修改其版式。
                4.模板
                模板是指一個演示文稿整體上的外觀設計方案,它包含預定義的文字格式、顏色以及幻燈片背景圖案。在選用不同的模板之前要好好計劃一下,然后選擇一個比較合適的模板。一個演示文稿的所有幻燈片同一時刻只能采用一種模板,可以在不同的演講場合為同一演示文稿選擇不同的模板,也可以更改模板,如圖10.22所示。
                5.幻燈片的視圖方式
                在演示文稿窗口的底行有5個功能按鈕,即:幻燈片視圖、大綱視圖、幻燈片瀏覽視圖、備注頁視圖和幻燈片放映視圖。單擊這些按鈕,可選擇某種視圖方式。
                (1)幻燈片視圖;脽羝晥D可用于建立或編輯幻燈片,對每張幻燈片可輸入文字,插入剪貼畫、表格、圖表、藝術字、組織結構圖等對象,并對其進行編輯和格式化。還能查看整張幻燈片,也可以改變其顯示比例作局部放大,便于細部修改。但一次只能操作一張幻燈片。
                (2)大綱視圖。大綱視圖僅顯示文稿中的所有標題和正文,同時顯示“大綱”工具欄。利用它,可調整幻燈片標題、正文的布局和內容;展開或折疊幻燈片的內容;移動幻燈片或文本的位置;改變文本和標題的層次和縮進方式。
                5.幻燈片的視圖方式
                (3)幻燈片瀏覽視圖;脽羝瑸g覽視圖可同時顯示多張幻燈片,所有的幻燈片被縮小,并按順序排列在窗口中,以便查看整個演示文稿,同時可對幻燈片進行添加、移動、復制、刪除等操作。
                (4)備注頁視圖。備注頁視圖在這種方式下,其上半部分是一張縮小的幻燈片,下半部分是注釋欄?稍谄渲袑懮嫌嘘P該幻燈片的說明或注釋信息,它僅供查閱,不會在放映幻燈片時顯示。
                (5)幻燈片放映視圖;脽羝庞骋晥D以最大化方式按順序在全屏幕上顯示每張幻燈片。單擊鼠標左鍵或按回車鍵顯示下一張。也可以用上、下、左、右光標鍵來回顯示各張幻燈片。
                10.4.3  演示文稿的創建、打開和保存
                (1)從PowerPoint對話框中選擇一種創建演示文稿:
                ① 選擇“內容提示向導”。
                ② 選擇“設計模板”。
                ③ 選擇“空演示文稿”。
                (2)從“文件”菜單中選擇“新建”命令或單擊工具欄上的“新建”按鈕。
                無論采用何種方式,只要新建一張幻燈片就會出現“新幻燈片”對話框,以便為幻燈片選擇一種版式。
                10.4.3  演示文稿的創建、打開和保存
                (3)打開演示文稿的方法:
                ① 從PowerPoint對話框中選擇“打開已有的演示文稿”項;
                ② 從“文件”菜單中選擇“打開”命令,或單擊工具欄上的“打開”按鈕,然后確定要打開的文件及其所屬路徑和文件夾。
                (4)保存演示文稿,其操作方法有下列幾種:
                ① 從“文件”菜單中選擇“保存”命令。
                ② 單擊工具欄上的“保存”按鈕。
                ③ 按組合鍵Ctrl+S。
                10.4.4  幻燈片的制作
                幻燈片的制作一般包括下列幾方面:
                1.幻燈片的版式設計
                不管采用哪種方式制作一張新幻燈片,都要在“新幻燈片”對話框中選擇一種自動版式,并單擊“確定”按鈕,就可以向幻燈片中輸入文字、插入圖形、表格等對象,并對這些對象進行編輯。制作好的幻燈片可以用文字格式、段落格式、對象格式來進行美化。
                需要說明的是,如果在制作新幻燈片時選擇了空白自動版式,就不能向其中輸入文字了,只能是先添加文本框之后,再輸入文字。
                2.文字的輸入與編輯
                在自動版式中的“單擊此處添加標題”、“單擊此處添加副標題”、“單擊此處添加文本”等區域內,按提示輸入正確的文字。
                編輯修改時,首先單擊標題區或文本區,再選擇整個標題或文本框。還可以用鼠標拖動選擇部分文本。具體編輯文本的方法與Word類似。
                10.4.4  幻燈片的制作
                3.在幻燈片上添加圖形
                在幻燈片上添加圖形有許多方法,既可以使用“繪圖”工具欄直接在幻燈片上繪圖,也可以插入剪貼畫,還可以插入在其他應用程序中繪制的圖形。下面以在幻燈片上插入剪貼畫為例,介紹在幻燈片上添加圖形的過程。
                (1)切換到幻燈片視圖并顯示要添加圖形的幻燈片。
                (2)單擊“常用”工具欄上的“插入剪貼畫”按鈕,出現“Microsoft剪貼庫”對話框,在此有3000幅剪貼畫供選用。
                (3)在找到合適的剪貼畫之后,雙擊就可以插入到幻燈片上。
                10.4.4  幻燈片的制作
                4.在幻燈片上添加動畫
                (1)在“幻燈片放映”的下拉列表中,選擇“自定義動畫”。
                (2)選中要編輯動畫的對象,在圖10.23的第二個圖中,單擊“添加效果”設置不同情況下的動畫,如選擇“進入”時的“階梯狀”效果。
                (3)在圖10.23的第二個圖中,鼠標右鍵單擊想要繼續編輯動畫的對象,左鍵單擊“效果選項”,選中“效果”選項卡可設置動畫的“聲音”、“文本”等,在“計時”選項卡中可設置動畫“開始時間”、“延遲時間”等。
                (4)在“幻燈片放映”的下拉菜單中,選擇“幻燈片切換”,用來設置“應用于所選幻燈片”之間的“切換方式”及修改切換效果。
                (5)在“換片方式”中設定顯示時間和換片方式。
                (6)若想將所選效果應用于所有幻燈片,則單擊“應用于所有幻燈片”按鈕。
                (7)單擊“幻燈片放映”按鈕,觀看設置效果,若不滿意可按上述操作重新設置。
                10.4.4  幻燈片的制作
                幻燈片上的標題和正文也具有動畫效果,具體操作如下:
                (1)選中要添加動畫的幻燈片,若演示文稿中的所有幻燈片都添加相同的動畫效果,則單擊“編輯”下拉菜單中的“全選”命令。
                (2)單擊“幻燈片放映”下拉菜單中的“動畫方案”命令,然后在“應用于所選幻燈片”的選項中選擇所需效果,例如可選中“漸變式縮放”效果等。
                (3)分別單擊“動畫方案”上的“設計模板”、“配色方案”,可修改所選幻燈片或所有幻燈片的模板和顏色配置。
                5.其他
                若想在幻燈片上添加Word表格、Excel工作表或添加圖表,則單擊“常用”工具欄上的“插入Microsoft Word表格”、“插入Microsoft Excel工作表”或“插入圖表”按鈕。
                10.4.5  幻燈片的插入與刪除
                幻燈片的插入、刪除、移動、復制等操作一般在幻燈片瀏覽視圖窗口進行。
                (1)選擇要操作的幻燈片(選擇方式與在“資源管理器中”選擇文件類似)。
                (2)按照下列方法分別進行刪除、復制、移動、插入等操作。
                ① 按Del鍵或在“編輯”菜單中選擇“刪除幻燈片”命令,即可刪除指定的幻燈片。
                ② 在“編輯”菜單中選擇“制作副本”命令,會產生一份內容相同的幻燈片。
                ③ 利用“復制”和“粘貼”按鈕(或命令),在需要的位置復制所選定的幻燈片。
                ④ 利用“剪切”和“粘貼”按鈕(或命令)移動所選定的幻燈片,以改變幻燈片的排列順序;或用鼠標左鍵直接拖曳要移動的幻燈片,將其插入到需要的位置。拖曳時,所出現的長條直線就是插入點。
                10.4.6  幻燈片格式的設置
                1.文本格式化
                (1)利用工具欄中的按鈕,或選擇“格式”菜單中的“字體”命令,可改變文字的格式,例如字體、字號、加粗、傾斜、下劃線、字體顏色等。
                (2)利用工具欄中的按鈕,或選擇“格式”菜單中的“對齊方式”命令,可用來調整文本框中文本的排列方式。
                (3)利用“格式”菜單中的“行距”命令,可以對選中的文字、段落設置行距和段前段后的間距。
                (4)拖動標尺上的縮進標記,可設置每個文本框的段落縮進。
                (5)利用格式工具欄中的“項目符號”按鈕,或選擇“格式”菜單中的“項目符號和編號”命令,可重新設置項目符號。
                10.4.6  幻燈片格式的設置
                2.對象格式化
                對插入的文字框、圖片、自選圖形、表格、圖表等對象進行填充顏色、加邊框、加陰影等格式化操作。操作方法是:通過“繪圖”工具欄的對應按鈕,或選擇“格式”菜單中的對應命令來實現。
                注意:利用工具欄中的“格式刷”按鈕,可以復制文本和對象格式。
                10.4.7  幻燈片的打印
                通過打印設備可輸出幻燈片、大綱、演講者備注及觀眾講義等多種形式的演示文稿。在幻燈片視圖、大綱視圖、幻燈片瀏覽視圖、備注頁視圖中均可進行打印工作。打印操作方法是:打開演示文稿,在“文件”菜單中選擇“打印”命令,接著在對話框進行打印機、打印范圍、份數等選項的設置。根據需要完成選擇,單擊“確定”按鈕實施打印。
                思考題與習題
                1.簡述Windows桌面的基本組成元素及功能。
                2.簡述Windows窗口和對話框的組成元素。
                3.簡述Windows的文件命名規則。
                4.簡述“Windows資源管理器”窗口的組成
                5.Windows是怎樣格式化磁盤的,又是怎樣復制磁盤的?
                6.如何啟動、退出Word?
                7.使用鼠標方式選定文本操作,主要有幾種方式?
                8.在Word中如何插入圖片、數字?
                9.簡述Word的文本格式化包含哪些內容?
                10.在Word中怎樣進行查找替換?
                思考題與習題
                11.在Word中怎樣插入表格?
                12.自己編輯一篇文檔:含有文本、圖片、表格,而且設計美觀。
                13.簡述Excel窗口的組成?
                14.簡述在單元格內輸入數據的幾種方法。
                15.“Sheet2!$A$2:$C$5”表示什么意義?
                16.簡述Excel中插入圖表的過程?
                17.建立演示文稿有幾種方法?建立好的幻燈片能否改變其幻燈片的版式?
                18.如何往幻燈片中添加聲音和動畫?
                19.自己設計一個含有三張幻燈片的演示文稿。
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